一、通知的概念和特点

(一)通知的概念

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。在国家行政机关、人民团体、企事业单位的公务活动中,通知起着承上启下、联系内外的。传达补和。领导。作用。它的适用范围十分广泛,不受机关或组织性质、级别的限制。与其他指令性公文相比较,显得灵活简便。

(二)通知的特点

1.使用范围的广泛性

通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务,都可以通知的形式发布

2.行文方向与功用的双重性

通知既可作下行文,也可作平行文。作下行文时,对受文对象一般会提出需要知晓、执行或办理的事项通知作平行文时,内容不带指挥、指导性,只能表述告知性或周知性的内容。

3.明显的时效性

通知事项一般要求立即办理、执行或知晓,不容拖延。有的通知如会议通知等,只在特定的一段时间里有效。

二、通知的类型

1.指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施,不宜用命令(令)发布的,可使用这种通知行文。

2.批示性通知(批转、转发性通知)。转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。

3.发布性通知(印发性通知)用于发布某些行政法规。

4.知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知,诸如庆祝节日,成立、调整、合并、撤销机构,人事任免,启用新印章,更改电话,更正文件差错等,都可用这种通知行文。

5.会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。

三、写作指导

(一)通知的结构

通知一般由标题、汇文、落款三个部分组成。

(二)通知的写法

1、标题

通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题,省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。

省略式标题有如下三种情况:

(1)省略发文机关。如果标题太长,可省略发文机关。如“关于县级市经济管理权限的通知”,这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。

(2)省略多余的。关于。和"通知。字样。发布性和批转性通知的标题由"发文机关十发布(批转、转发、印发)十被发布文件标题十通知"构成。

如。“县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部关于× × ×同志恢复名誉后享受× ×级待遇的通知〉的通知》”。这个标题有四个层次,用了三个"关于转发”,两个"的通知”,很不顺口。可把这个标题简化为“× ×县人民政府转发人事部关于× × ×同志恢复名誉后享受× ×级待遇的通知”。至于被省、地区等转发过的内容,可在转发意见中交待清楚。

(3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关和事由,只写文种"通知”二字。

2.正文

通知的正文主要包括原由、通知事项、通知要求三部分。主体在事项部分。不同种类的通知,其正文的写法有所不同

(1)指示性通知的写法。

必须写明提出指示的根据和指示的事项,对于事项部分的内容要求明确具体。

(2)批示性通知(批转、转发性通知)的写法。

全文由"批语”+被批转、转发的文件(附件)二部分组成。

批语的拟写:先写明发文原因、依据,然后写明意见和要求,即对所转发、批转的文件表明态度,或指出文件意义,提出执行的要求。

(3)发布性通知

一般由文件的由来、文件的名称、发布文件的作用和意义、提出希望和要求几部分组成。这类通知的正文通常十分简短,由发布对象、发布决定、执行要求组成。这类通知是复合体公文,被发布的规章全文附在通知之后,但不作为附件处理,而是正件的组成部分。

(4)知照性通知的写法。

知照性通知的正文,只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

(5)会议通知的写法。

一般要写明召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议人员的条件和人数、报到时问及地点、与会人员所携带的文件材料、注意事项等内容。

(三)落款

落款应署上发文机关全称或者规范化简称,用阿拉伯数字标全成文时间。

四、通知写作的注意事项

(一)通知的对象和内容必须明确、具体。

(二)通知的文字要简明、准确、有条理,让人看了就明白,便于理解、执行。

五、通知的格式

①在第一行正中写上“通知”二字,或“紧急通知”或“关于××的通知”,以引起读者注意。

②正文要另起一行空格写,写清时间、地点、事情、请谁参加、应注意什么。但一定要简明扼要。

③正文写完后,另起一行空格写上“特此通知”。

④在正文的右下方分两行写出发通知的单位和日期。

⑤被通知的单位或有关人员,可以出现在正文中,也可以在第一行顶格写上,后加冒号。